Fixer le périmètre et lancer le projet

Le diagnostic d'Aïcha est sur le bureau du directeur général, Serge Kouassi. Il faut maintenant décider. Sur quels sites le système s'applique-t-il ? Toutes les activités sont-elles concernées ? Qui pilote le projet, avec quel temps et quel budget ? Dans cette leçon, tu vas apprendre à rédiger une déclaration de périmètre claire, à justifier une exigence non applicable, à obtenir un engagement de la direction qui ne reste pas sur le papier et à bâtir un calendrier qu'on peut tenir. C'est la dernière étape avant de passer au contexte et aux obligations légales.

Un périmètre se rédige en quelques lignes, mais chaque mot compte. Pour Tiama Boissons, cela pourrait donner : production de jus de fruits pasteurisés à l'usine d'Abidjan, stockage et distribution au dépôt de Bamako, achats et ventes au bureau de Lyon, pour la qualité, la santé et la sécurité au travail, et l'environnement. Il faut aussi dire ce qui est confié à l'extérieur et que l'entreprise doit tout de même maîtriser : le transport sous contrat, le nettoyage industriel, l'enlèvement des déchets. Un prestataire mal choisi peut provoquer un accident ou une pollution dont ton entreprise devra répondre.

Il est tentant de réduire le périmètre pour aller plus vite. Le directeur du dépôt de Bamako propose de laisser de côté l'atelier de mécanique des camions, parce qu'il est désordonné et ferait mauvaise impression. C'est exactement ce qu'il ne faut pas faire. Cet atelier manipule des huiles usagées, des batteries et des solvants : c'est l'un des points les plus risqués du site. Autre chose est de constater qu'une exigence ne s'applique pas : le dépôt ne conçoit aucun produit, donc les exigences de conception d'ISO 9001 ne le concernent pas, et on l'écrit avec sa justification. Retiens la règle : on peut écarter ce qui n'existe pas, jamais ce qui dérange.

Tout le monde dit soutenir la démarche. La différence se voit aux actes. Serge Kouassi signe une politique commune d'une page, et il la présente lui-même aux équipes d'Abidjan et de Bamako, et par visioconférence à Lyon. Il nomme Aïcha responsable du projet et lui réserve la moitié de son temps, ce qui oblige à recruter une technicienne qualité. Il vote un budget pour les rétentions et les formations. Et il s'engage à faire une visite de sécurité sur le terrain chaque mois. Quand les équipes voient le directeur poser des questions dans les ateliers, elles comprennent que le sujet est sérieux.

Un système intégré ne se construit pas seul dans un bureau. Aïcha réunit un relais par site : le chef de dépôt de Bamako, Moussa Traoré, et la responsable administrative de Lyon, Hélène Martin. Elle invite deux opérateurs d'Abidjan et un cariste de Bamako, désignés par leurs collègues. Elle associe le comité de santé et de sécurité de l'usine et le médecin du travail qui suit les salariés. Ce n'est pas de la politesse. Ceux qui font le travail connaissent les risques réels, et dans beaucoup de pays la loi prévoit déjà leur consultation sur les questions de santé et de sécurité.

Combien de temps faut-il ? Pour une entreprise de la taille de Tiama Boissons, on compte souvent entre neuf et dix-huit mois pour un système qui fonctionne vraiment, selon les moyens et l'état de départ. Ce n'est qu'un ordre de grandeur. Aïcha prévoit trois étapes. D'abord le contexte, les obligations légales et l'évaluation des risques et des aspects. Ensuite les processus, les documents, la santé et les urgences. Enfin un premier cycle complet d'audits internes et une première revue de direction. Ce n'est qu'après ce cycle qu'on se demandera s'il faut viser une certification. Commencer par la certification, c'est mettre la charrue avant les bœufs.

Un projet de plusieurs mois qui ne produit rien de visible avant la fin perd ses soutiens. Aïcha choisit trois actions rapides tirées de l'état des lieux. À Bamako, une rétention provisoire sous la cuve de gazole et des bacs pour les huiles usagées. À Abidjan, un carter remis sur la courroie d'une pompe, qu'un opérateur signalait depuis des mois. À Lyon, un point d'information sur les déplacements routiers des commerciaux. Ces actions coûtent peu. Elles montrent surtout que remonter un problème sert à quelque chose. C'est ce qui donnera envie aux équipes de signaler les suivants.

Tu as maintenant les bases pour lancer un projet d'intégration. Le périmètre dit précisément quels sites, activités et produits sont couverts, y compris ce qui est confié à des prestataires. Une exigence non applicable se justifie par un fait, et aucune activité qui pèse sur les résultats ne sort du périmètre. La direction montre son engagement par du temps, un budget et sa présence sur le terrain. L'équipe associe les personnes qui font le travail. Et le calendrier avance par étapes, avec des résultats visibles dès les premières semaines. Place au lab : tu vas faire l'état des lieux d'un site et rédiger sa note de périmètre. Au module 2, tu étudieras le contexte, les parties intéressées et la veille légale.