Supprimer, fusionner, ne demander qu'une fois

Tu as maintenant la carte de la démarche telle qu'elle se passe. Il est temps de la simplifier. Dans cette leçon, tu vas apprendre à questionner chaque étape et chaque pièce demandée, à supprimer ce qui ne sert à rien, à fusionner ce qui peut l'être, et à appliquer un principe simple : l'usager ne donne une information qu'une seule fois. Tu verras comment le Maroc a inscrit ces règles dans une loi. Enfin, tu verras pourquoi un délai publié et un refus motivé changent la relation entre l'usager et l'administration.

Reprends ta carte ligne par ligne et pose trois questions. Pourquoi cette étape existe-t-elle ? Souvent, personne ne sait : elle date d'une ancienne organisation, ou d'un problème réglé depuis longtemps. Quel texte l'impose ? Si c'est une loi ou un décret, tu ne peux pas la supprimer seul, mais tu peux proposer de changer le texte. Si c'est une simple habitude, tu peux agir. Enfin, que se passerait-il si on la supprimait ? Si la réponse est rien de grave, supprime-la. Si un vrai risque existe, garde un contrôle, mais un seul, placé au bon endroit.

Les pièces demandées sont souvent la partie la plus lourde d'une démarche. Les copies certifiées conformes obligent l'usager à passer par un autre guichet, et à payer. La légalisation de signature aussi. Les dossiers en trois exemplaires coûtent des photocopies et de l'archivage. Et beaucoup de pièces sont déjà détenues par l'administration elle-même : un acte de naissance pour la commune qui l'a établi, une quittance que le service a délivrée. Pour chaque pièce, demande-toi si une simple copie, une déclaration de l'usager ou une vérification interne ne suffirait pas.

Le principe de la demande unique est simple : une information donnée une fois à l'administration ne devrait pas être redemandée. C'est aux services de se la transmettre. Pour y arriver, il faut un identifiant commun. En Guinée, le décret de 2022 qui crée le programme national de recensement à vocation d'état civil prévoit un registre national et un numéro personnel d'identification gardé toute la vie. Quand ce type de registre est en place et relié aux services, une mairie peut vérifier une naissance sans demander de papier. Tant que ce n'est pas le cas, commence par ne plus redemander ce que ton propre service possède.

Le Maroc a inscrit ces règles dans une loi sur la simplification des procédures, promulguée en mars 2020. Elle s'applique aux administrations, aux collectivités territoriales et aux organismes chargés d'un service public. Une administration ne peut demander que les pièces prévues par un texte et publiées sur un portail national. Elle ne peut pas demander deux fois le même document ou la même formalité. La loi plafonne le délai de traitement à 60 jours, ramené à 30 jours pour certains actes liés à l'investissement, impose de motiver les refus, et prévoit que le silence vaut accord pour les actes dont la liste est fixée par voie réglementaire. Ton pays a peut-être des règles proches : cherche-les.

Après avoir supprimé, regarde ce que tu peux fusionner. Deux agents qui vérifient la même chose l'un après l'autre : un seul suffit, s'il a une liste de contrôle claire. Une autorisation qui demande trois avis techniques, envoyés l'un après l'autre : envoie-les en même temps, avec une date limite commune. Le paiement dans un autre bâtiment : rapproche-le du dépôt, ou remplace-le par un paiement électronique. Chaque fusion enlève un temps d'attente. Sur une autorisation de construire, faire les avis en parallèle peut faire gagner des semaines sans toucher à la qualité du contrôle.

Une démarche sans délai publié laisse l'usager sans repère, et sans repère, il cherche un raccourci. Fixe un délai maximum pour chaque démarche et affiche-le partout : au guichet, sur la fiche, en ligne. Décide aussi ce qui se passe quand l'administration ne répond pas à temps. Au Maroc, la loi prévoit que le silence vaut accord dans certains cas. En France aussi, ce principe existe, avec de nombreuses exceptions. Motive toujours un refus, pour que l'usager sache quoi corriger. Un délai public, c'est un engagement que tout le monde peut vérifier.

Retiens les quatre gestes de la simplification. Justifier chaque étape et chaque pièce, et supprimer ce qui n'a pas de raison d'être. Ne pas redemander à l'usager ce que l'administration possède déjà. Fusionner les contrôles qui se répètent et demander les avis en même temps. Publier des délais et motiver les refus. Ces gestes ne coûtent presque rien, et ils font souvent gagner plus de temps qu'un logiciel. Dans la prochaine leçon, tu vas écrire la démarche simplifiée et la fiche que l'usager lira, puis la tester avec de vrais usagers.